L’open international de Liffré, 17-23 octobre 2020 – Dominique RUHLMANN, arbitre du tournoi A

L’échiquier du Pays de Liffré a organisé son 6^e open international, du 17 au 23 octobre 2020 dans des conditions sanitaires strictes. Cet article a pour objectif de décrire les étapes de la mise en place et du déroulement d’une telle manifestation.
Il se veut un guide pratique à destination des organisateurs et arbitres d’un open « masqué ».

Tout d’abord il est important de noter qu’il s’agit d’un open à cadence lente : 9 rondes en [1h30 (40 coups) + 30 min] + 30 s par coup. Les rondes ne s’enchaînent pas comme dans un rapide ou un blitz, ce qui laisse suffisamment de temps pour nettoyer pièces et tables et aérer la salle entre chaque ronde. Ce qui est décrit ici au niveau du nettoyage ne pourra évidemment pas s’appliquer à un tournoi rapide ou blitz.

En amont du tournoi

Rédiger un protocole sanitaire

Le protocole sanitaire de la FFE publié le 7 septembre 2020 aborde bien les précautions à prendre dans la zone de jeu mais n’aborde pas tous les à-côtés d’un tel évènement : salle d’analyse, de détente, buvette. Il est important de rédiger son propre protocole en s’appuyant sur celui de la FFE et en y intégrant les contraintes locales (jauge des salles par exemple).

Ce protocole doit être inclus dans le règlement intérieur du tournoi, ce qui permet de donner autorité à l’arbitre pour le faire respecter dans sa zone de jeu.

Anecdote : à Liffré, à partir de la ronde 5 j’ai constaté un certain relâchement dans le port correct du masque : le nez non couvert, le masque qu’on ne remettait pas après avoir bu… Et c’étaient souvent les mêmes que je devais rappeler à l’ordre. En début de ronde 6 j’ai rappelé que le protocole faisait partie du règlement intérieur et que ceux qui montrerait trop de mauvaise volonté pour porter correctement leur masque serait sanctionné de 2 min à leur pendule. Cela a réglé complètement le problème, et je n’ai jamais eu à appliquer cette sanction pendant les 4 rondes restantes.

Documents utilisés à Liffré

• Protocole sanitaire (remerciement à l’échiquier Domloupéen dont le protocole pour son open Fide nous a bien inspiré !)
• Règlement intérieur (voir article 13.0)
• Foire aux questions (FAQ)

Communiquer

Il faut faire passer ce message : On fait des efforts pour organiser ce tournoi, vous devez aussi en faire en respectant le protocole : c’est à ce prix que la compétition peut avoir lieu.

Notre tournoi étant susceptible d’être annulé à tout moment, les joueurs inscrits étaient légitimement inquiets concernant leurs réservations de gîtes ou d’hôtels. Dans le mois précédent la compétition nous avons communiqué régulièrement avec eux par mails pour expliquer l’évolution de la situation locale et pour bien faire comprendre que nous n’annulerions que si nous y étions forcés par une mesure municipale, préfectorale ou gouvernementale. C’est très important de montrer cette détermination, cela rassure et engage les joueurs qui se sentent solidaires et accepteront d’autant mieux les contraintes sanitaires.

Désigner un responsable COVID

Cette personne a un rôle très ingrat : faire appliquer le protocole à l’intérieur mais aussi à l’extérieur des zones de jeu et rappeler à l’ordre les contrevenants. Dans les zones de jeu les arbitres devraient complètement assumer cette responsabilité, ce sont eux qui feront le plus autorité auprès des joueurs. Les joueurs ne posent normalement pas trop de problème, ils ont passé un contrat moral : je joue, je respecte le protocole. Ce n’est pas le cas des accompagnateurs, souvent parents de jeunes joueurs, beaucoup plus durs à cadrer.

À Liffré, c’est Anne RUHLMANN, la présidente du club, qui a joué ce rôle. Nous avions interdit les accompagnateurs dans nos 2 zones de jeu, mais plusieurs sont entrés quand-même, et l’arbitre devait intervenir pour les rappeler à l’ordre, fermement pour éviter toute récidive. Nous avions indiqué également qu’il n’y aurait pas d’endroit où attendre et nous n’avions volontairement installé aucune chaise, aucune table à leur intention. La buvette était également fermée dès le lancement de la ronde. Notre souhait était que les accompagnateurs ne restent pas dans les locaux une fois la ronde lancée car le hall central n’est pas suffisamment grand pour permettre la distanciation. Beaucoup sont quand même restés sur place et il a fallu parfois élever le ton pour que les gestes barrières soient respectés ! Le centre municipal utilisé est un espace public et Anne, même responsable COVID, n’avait pas la légitimité pour exiger que les accompagnateurs s’en aillent de cet espace municipal public.
Ce problème des accompagnateurs est pour moi le plus difficile à gérer. Il est source de conflits.

Prévoir

• L’aménagement des zones de jeu en fonction de la jauge fixée par la municipalité. Espacement des tables, sens de circulation…
  Voir plan des salles en page 2 du protocole sanitaire. Une porte pour l’entrée des joueurs, une autre pour la sortie. 4 m² par joueur
• La sécurisation de la buvette (voir plus loin)
• Les produits de nettoyage (voir plus loin)
• Le matériel de jeu (échiquiers, pièces, pendules) le plus facilement nettoyable : plastique ou métal, pas de bois. Il faut bannir le bois car les produits d’entretien utilisés peuvent altérer les vernis sur les pièces et échiquiers.

À Liffré, nous avons utilisé exclusivement des jeux et échiquiers en plastique et avons expliqué pourquoi aux joueurs. Pas de retransmission de parties cette année car les échiquiers sensitifs sont en bois. Vu le prix de ces échiquiers nous n’avons pas voulu prendre le risque de les abîmer.

Les à-côtés du tournoi

Buvette

La buvette est typiquement le lieu où il peut y avoir des problèmes de contamination. Il faut limiter les contacts entre clients, entre clients et objets, et faire en sorte que les clients ne s’attardent pas sur place.

À Liffré nous avons opté pour une buvette beaucoup plus simple que celle des précédentes éditions. Nous avions même envisagé de ne pas en faire du tout. Notre buvette se résumait à la distribution de café gratuit et à la vente de canettes et de barres chocolatées (le café gratuit, c’était pour compenser le manque de convivialité de cet open par rapport à ceux des années passées). Voici comment cela fonctionnait :

Une entrée par tournoi (1) délimitée par des poteaux-ficelles (2). La commande était déposée par le serveur sur la table (3) correspondante. Le café était servi dans des verres. Les clients déposaient leur verre vide dans les bacs (4). Une poubelle centrale permettait de jeter papier et canettes vides. L’espace (5) était réservé aux serveurs (2 maxi en même temps) ; on y voit un frigo et un percolateur à café, tous deux inaccessibles aux clients.
Pour les clients, pas de chaise, pas de table pour s’assoir ! Nous ne voulions pas inciter les accompagnateurs à rester sur place !
Les heures d’ouverture étaient volontairement très restreinte : ½ h avant la ronde jusqu’au lancement de la ronde. On a parfois ouvert en milieu de ronde mais ça n’avait rien d’automatique.

Pointage des joueurs

Le pointage des joueurs est susceptible de créer des attroupements si on le fait de façon classique en présentiel. Le pointage par envoi d’un SMS dans un créneau horaire donné résout ce problème. Cela n’est possible que si les joueurs ont réglé d’avance leur droit d’inscription.

À Liffré, la ronde 1 commençait à 15h le samedi. Chaque joueur devait m’envoyer un SMS entre 11 h et 14 h pour être apparié à la ronde 1. J’avais bien signalé qu’avant 11h le SMS n’était pas valide. Je répondais à chaque fois par un simple « OK ». Tout le monde a apprécié ce système : les joueurs n’ont pas eu à se déplacer, et j’étais tranquille pour faire le pointage à mon rythme. Les joueurs avaient déjà réglé leur droit d’inscription via le site HelloAsso lors de leur inscription. Tous les joueurs pointés étaient présents pour la ronde 1 et aucun joueur non pointé ne s’y est présenté.

Détente

Un espace détente, c’est un espace de plus à surveiller. Les chaises doivent rester à bonne distance, ne pas être déplacées : ce sera difficile à faire respecter ! Il faut bannir tout ce qui peut être facilement touché avec les mains, notamment les tables.

Nous n’avons pas voulu prendre cette responsabilité à Liffré. Nous avions annoncé un mois avant qu’il n’y aurait pas de salle détente pour les accompagnateurs et nous leur avions demander de partir après le lancement de la ronde. Mais plusieurs restaient debout sur place ou assis par terre ou sur un muret durant toute la ronde qui durait parfois plus de 6h ! Nous pouvions leur interdire les zones de jeu, mais nous ne pouvions pas les obliger à sortir de ce centre culturel public, même si dehors il faisait beau la plupart du temps.

Analyse

Une salle d’analyse en libre-service comme on en a l’habitude ne peut pas être sécurisée correctement : les pièces passent de main en main à moins d’une surveillance de tout instant. Il y a heureusement une autre solution : dans les zones de jeu les tables sont normalement bien espacées pour respecter la règle des 4 m² par joueur. L’arbitre peut autoriser l’analyse dans la zone de jeu en silence sur le jeu qui a servi à la partie.

Dans le tournoi A à Liffré, cela s’est très bien passé. Je n’ai dû intervenir qu’une fois sur 9 rondes et 32 tables pour une analyse qui gênait la table voisine.

Soirées blitz

Je ne vois pas comment un tournoi blitz (ou même rapide) pourrait être sécurisé, sauf à changer de jeu entre chaque partie, ou à attendre 30 min entre chaque ronde pour le séchage des produits de nettoyage… Le blitz sous COVID c’est forcément en ligne !

Remise des prix

Une cérémonie de remise des prix est possible à condition d’offrir une place assise à chacun avec au moins 1m d’espace entre les chaises.

À Liffré, nous avons préféré ne pas faire de cérémonie. Nos 2 joueurs titrés étrangers et ceux qui le voulaient ont reçu leur prix sur place environ 30 min après la fin de la dernière partie. Les autres gagnants nous ont envoyé un RIB et nous leur avons viré leur gain. Comme beaucoup de joueurs se rendaient ensuite à l’open du Touquet cela les arrangeait bien de ne pas attendre cette cérémonie : ils pouvaient partir dès la fin de leur partie.

Avant la ronde

Aération des salles

Ouvrir portes et fenêtres extérieures pendant au moins 30 min avant chaque ronde. En cas de vent, il vaut mieux placer les feuilles de parties après avoir refermé les portes (expérience vécue…).

Affichage des appariements

Il faut éviter les attroupements autour des feuilles d’appariements. Une solution radicale : ne rien afficher sur place, tous les documents sont en ligne. À l’entrée de la salle les joueurs peuvent bien sûr demander leur place à l’arbitre s’ils l’ont oublié.

À Liffré dans le tournoi A cela a très bien fonctionné : la grande majorité des joueurs connaissaient leur n° de table et leur couleur en entrant dans la salle, ils l’avaient lu sur leur smartphone. Les chevalets nominatifs placés à chaque ronde sur les tables leur permettaient de vérifier leur place.

Accès à la salle

La salle ne doit être ouverte que peu de temps avant la ronde : 15 min par exemple. Cela permet de bien aérer la salle auparavant et évite que n’importe qui rentre dans la salle. Il est important d’organiser un sens de circulation pour éviter les croisements et bousculades.

À Liffré, une porte pour entrer une autre pour sortir. Nous n’étions stricts sur ce point que dans les moments qui précèdent le lancement de la ronde, car après il y a beaucoup moins d’entrées et de sorties et chaque porte peut être utilisée dans les 2 sens sans problème. Sur la droite de la photo de la buvette vous pouvez voir un rideau avec un sens interdit : c’était par là que les joueurs sortaient.

Pendant la ronde

Accompagnateurs interdits dans les zones de jeu

Les accompagnateurs ne devraient pas être autorisés dans les zones de jeu car sinon il est impossible de contrôler que la jauge de la salle, fixée par la municipalité, n’est pas dépassée. De plus, en cas de problème d’infection, vous ne sauriez pas précisément qui était vraiment dans la salle au contact du joueur infecté. La zone de jeu doit être réservée aux joueurs et aux arbitres.

Dans le tournoi A de Liffré, la salle de 300 m² a une jauge fixée à 65 places : 64 joueurs + 1 arbitre. Nous avons cependant toléré les accompagnateurs dans la salle avant le lancement de la ronde. Après, ils n’avaient plus le droit (mais certains essayaient quand-même d’entrer…). Si c’était à refaire, j’interdirais tout le temps les accompagnateurs pour que la règle soit le plus claire possible. Le problème c’est que ça obligerait à filtrer les entrées dans la salle, ça demande des bénévoles prêts à faire la police ! On y a pensé trop tard mais un système de bracelet plastique avec une couleur par tournoi serait peut-être une solution. Les joueurs devraient porter ce bracelet juste pour les premières rondes le temps qu’on apprenne à les reconnaître.

Pas de mélange des joueurs entre tournois

S’il y a plusieurs tournois, il est préférable que chacun se déroule dans une salle séparée avec au moins un arbitre par salle. Cela complique l’arbitrage mais évite le brassage des joueurs. Les joueurs d’un tournoi ne peuvent pas aller dans la salle d’un autre tournoi. En cas d’infection d’un joueur dans un tournoi, vous limitez ainsi les risques de propagation.

Le tournoi A et le tournoi B étaient dans 2 salles distinctes. Pour éviter le brassage, et les risques de dépassement de jauge, nous avons interdit aux joueurs d’un tournoi d’aller regarder les parties de l’autre tournoi. Certains ont essayé bien sûr, mais ils se sont fait refouler fermement par l’arbitre.

Gel à disposition

Des distributeurs de gel doivent être accessibles un peu partout, pas forcément sur toutes les tables. Il faut demander aux joueurs de se laver les mains régulièrement, notamment lorsqu’ils rentrent dans la zone de jeu. Le lavage des mains relève de la responsabilité de chacun, il n’y a pas de contrôle à faire.

La Ligue de Bretagne a mis à notre disposition un kit de 20 distributeurs, ce qui est largement suffisant. Sur la photo on peut voir une borne avec 2 distributeurs de gel hydroalcoolique. En arrière-plan une chaise maintient la porte ouverte pour assurer une bonne aération.

Masque

Port du masque obligatoire partout, pour tous, avec bouche et nez couverts.
Chacun amène ses masques. Un joueur sans masque est exclu.

À Liffré, nous avions quelques masques en vente à la buvette pour dépanner. Nous n’en avons pas eu besoin.

Stylo

Chaque joueur amène ces stylos pour noter sa partie, pas de prêt de stylo sur place.

À Liffré, nous avions des stylos logotés en vente à la buvette. Le club en a offert un à chaque joueur avant la ronde 1 et en a vendu quelques uns par la suite.

Portes ouvertes

Pendant la ronde les portes intérieures devraient rester grande ouvertes lorsque c’est possible. Cela évite les mains sur les poignées pour entrer et sortir. Cela permet aussi une petite aération. Selon la saison il est encore mieux de laisser des portes et fenêtres extérieures ouvertes.

Intervention sur les pendules

L’arbitre qui doit intervenir sur une pendule doit se laver les mains au gel devant les joueurs avant toute manipulation de la pendule. Prévoir éventuellement un petit distributeur de gel personnel que l’arbitre garde dans la poche.

Après la ronde

Faciliter le nettoyage

À Liffré, nous demandions aux joueurs qui avaient fini leur partie de disposer leurs pièces sur le côté de l’échiquier, à l’opposé de la pendule. C’est d’ailleurs comme ça qu’ils avaient trouvé leur jeu avant la ronde 1. Les joueurs plaçaient eux-mêmes leurs pièces sur l’échiquier avant le lancement de la ronde, même les MI et GM !

Nettoyage

C’est un point important. Il faut nettoyer table, échiquier, pièces et pendule. Ce ne sont pas forcément les mêmes produits si les matériaux diffèrent. Si tout est en plastique, on peut prendre le même et c’est plus simple.

Les tables appartiennent le plus souvent à la municipalité qui prête la salle. Il faut leur demander quel produit utiliser. Généralement, la municipalité le fournira.

À Liffré, notre municipalité nous a fourni :

• Un bidon de 5L d’un désinfectant professionnel dilué à 2% et prêt à être utilisé.
• Des lingettes lavables pour nettoyer les tables et les échiquiers
• 2 pulvérisateurs

Le nettoyage après chaque ronde a nécessité 2 personnes, chacune avec une lingette propre et un pulvérisateur. Les lingettes étaient mises au lavage après chaque séance de nettoyage.

Pour nettoyer les tables, l’échiquier et la pendule on pulvérise un peu de désinfectant sur la lingette et on frotte.

Pour les pièces on pulvérise simplement et on laisse agir.

Ce produit sèche assez rapidement mais il faut attendre au moins 15 à 30 min avant de pouvoir toucher les pièces. Ces produits ne sont pas inoffensifs comme le montre l’étiquette ci-contre, il serait dangereux de ne pas attendre le séchage complet !

Ci-contre, Éric et Margot en pleine action de nettoyage à 22 h passé !

Sur cette photo, vous pouvez aussi remarquer la porte d’entrée des joueurs avec un sens interdit pour indiquer que la sortie devait se faire par une autre porte.

Conclusion

Organiser un tel open nécessite beaucoup d’anticipation. C’est assez stressant car vous portez sur vous une responsabilité importante, celle d’assurer au mieux la sécurité sanitaire des personnes présentes (150 environ). En cas de développement d’un cluster, vous en seriez tenu pour responsable.

De plus vous vous dîtes que tout ce que vous préparez risque de ne servir à rien, car votre open peut être interdit du jour au lendemain.

Mais si vous pouvez le faire, ça en vaut la peine et vous en serez remercié par l’ensemble des joueurs qui auront bien conscience que vous vous êtes battu pour y arriver !

A part ce côté stressant, un tel open est plutôt plus simple à organiser car il y a moins de services offerts et donc moins besoin de bénévoles :

• Buvette très simplifiée
• Pas de retransmission de parties
• Pas de soirées blitz
• Pas d’espace détente
• Pas de salle d’analyse

En plus, le nombre de joueurs est limité pour respecter les jauges des salles.

La municipalité de Liffré nous a bien aidé et nous a fait confiance, nous les en remercions vivement.

5 jours après la fin du tournoi, aucun cas d’infection annoncé : on peut souffler !

Ce document vous a présenté les solutions qui ont été appliquées à l’open de Liffré 2020, elles ont été élaborées par une équipe d’organisation réduite. Il y a bien sûr d’autres solutions tout aussi valables. À vous de trouver les vôtres en fonction de votre contexte local !

Retrouvez l’ensemble du protocole en pdf